實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)是一種用于有效管理實(shí)驗(yàn)室或研究機(jī)構(gòu)的物資采購(gòu)的軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用精細(xì)化條碼化管理、自動(dòng)化審批采購(gòu)流程管理、利用RFID射頻技術(shù)掃碼領(lǐng)用、掃碼歸還，防止手工記錄時(shí)錯(cuò)誤的發(fā)生。同時(shí)還可以在手機(jī)上完成試劑申領(lǐng)、申購(gòu)的審批，采購(gòu)訂單的生成、查看實(shí)驗(yàn)室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，隨時(shí)掌握實(shí)驗(yàn)室工作情況，還能與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，并定期評(píng)估供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。目的是提高采購(gòu)流程的效率、跟蹤采購(gòu)訂單和庫存，盛元廣通實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)確保采購(gòu)過程的透明性和合規(guī)性。讓您擁有全新的自助操作體驗(yàn)的同時(shí)提高工作效率。

以下是實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)：

采購(gòu)申請(qǐng)管理：研究人員可以通過系統(tǒng)提交多品類采購(gòu)申請(qǐng)，包括所需物品的詳細(xì)信息、數(shù)量和預(yù)算。系統(tǒng)可以維護(hù)供應(yīng)商信息，包括聯(lián)系信息、價(jià)格信息和歷史交易記錄。采購(gòu)申請(qǐng)可以經(jīng)過審批流程，確保經(jīng)過必要的核準(zhǔn)程序，例如由主管或財(cái)務(wù)部門審批。系統(tǒng)可以生成采購(gòu)訂單并將其發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)允許用戶跟蹤訂單的狀態(tài)和交付時(shí)間。跟蹤實(shí)驗(yàn)室的庫存水平，包括各種物資和耗材，幫助實(shí)驗(yàn)室管理采購(gòu)預(yù)算，生成采購(gòu)歷史、庫存水平和支出的報(bào)告，記錄所有采購(gòu)活動(dòng)，以便在需要時(shí)進(jìn)行審計(jì)，確保合規(guī)性。向相關(guān)方發(fā)送自動(dòng)通知，例如采購(gòu)訂單的批準(zhǔn)狀態(tài)或交付狀態(tài)更新。確保只有授權(quán)人員可以訪問敏感的采購(gòu)數(shù)據(jù)。

審批流程自動(dòng)化：實(shí)驗(yàn)室需先確定采購(gòu)審批流程的規(guī)則和程序，包括哪些類型的采購(gòu)需要審批、需要哪些審批層級(jí)（如部門主管、財(cái)務(wù)主管、實(shí)驗(yàn)室主管等）以及審批的時(shí)間要求。根據(jù)采購(gòu)的性質(zhì)和金額，設(shè)定不同的審批層級(jí)審批進(jìn)度可查。通常，低值采購(gòu)可以經(jīng)過較少層次的審批，而高值采購(gòu)需要更高層級(jí)的審批。建立采購(gòu)審批的工作流程，明確實(shí)驗(yàn)室審批人員的角色和職責(zé)。確保審批流程的可追溯性，為采購(gòu)審批流程提供電子化支持，以減少紙質(zhì)工作和手動(dòng)處理。這可以通過系統(tǒng)內(nèi)部的審批工具實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)還提供通知和提醒功能，以確保審批人能夠及時(shí)處理審批請(qǐng)求。通知可以通過電子郵件、短信或系統(tǒng)內(nèi)的消息通知發(fā)送。記錄審批的歷史，包括每個(gè)審批人的決策和審批時(shí)間。如果審批人員由于休假或其他原因無法審批，系統(tǒng)提供便捷的審批人員變更機(jī)制。審批人有權(quán)提供反饋和意見，生成審批歷史的報(bào)告和分析，以幫助管理層了解采購(gòu)流程的效率和問題。

無紙化結(jié)算：一旦采購(gòu)申請(qǐng)通過實(shí)驗(yàn)室管理人員審批，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。這個(gè)訂單應(yīng)包括所需物資的詳細(xì)信息、數(shù)量、價(jià)格和供應(yīng)商信息。同時(shí)可以自動(dòng)將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，一旦物資交付完成，供應(yīng)商可以向?qū)嶒?yàn)室發(fā)出發(fā)/開票。系統(tǒng)自動(dòng)匹配采購(gòu)訂單、發(fā)/開票和收貨記錄，以確保訂單的準(zhǔn)確性和價(jià)格的一致性。一旦匹配成功，系統(tǒng)可以自動(dòng)觸發(fā)付款批準(zhǔn)流程。審批程序通常需要通過財(cái)務(wù)部門或管理層的審批，但這也可以通過系統(tǒng)自動(dòng)化。支持電子支付選項(xiàng)，以快速付款給供應(yīng)商。維護(hù)供應(yīng)商信息，包括支付條件、付款方式和聯(lián)系信息，以幫助自動(dòng)結(jié)算管理。系統(tǒng)生成付款歷史、采購(gòu)成本分析和供應(yīng)商績(jī)效報(bào)告，提高采購(gòu)流程的效率、降低錯(cuò)誤率、加速供應(yīng)商付款、提供準(zhǔn)確的成本分析和減少紙質(zhì)文件處理。

危險(xiǎn)化學(xué)品管理：危化品管理采用五雙（雙人收發(fā)、雙人記賬、雙人雙鎖、雙人保管、雙人使用）原則，確保RFID系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)集成，以實(shí)現(xiàn)危險(xiǎn)化學(xué)品的實(shí)時(shí)跟蹤、庫存管理和出入庫記錄的自動(dòng)，確保所有危險(xiǎn)化學(xué)品都經(jīng)過注冊(cè)，并記錄其詳細(xì)信息，包括化學(xué)品名稱、CAS號(hào)、制造商、容器類型、數(shù)量、儲(chǔ)存位置等。以便在系統(tǒng)中RFID標(biāo)識(shí)每個(gè)化學(xué)品容器。為實(shí)驗(yàn)室員工提供培訓(xùn)，以確保他們了解如何使用RFID系統(tǒng)和處理危險(xiǎn)化學(xué)品。

1.入庫操作：實(shí)驗(yàn)室人員應(yīng)通過系統(tǒng)提交危險(xiǎn)化學(xué)品的出入庫申請(qǐng)，包括所需數(shù)量、用途、目的地等信息。出入庫申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過審批流程，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能處理危險(xiǎn)化學(xué)品。審批流程應(yīng)包括審核申請(qǐng)、審批和最終批準(zhǔn)。當(dāng)危險(xiǎn)化學(xué)品進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室或倉(cāng)庫時(shí)，通過RFID閱讀器掃描RFID標(biāo)簽，自動(dòng)記錄入庫操作，并更新庫存信息。

2.出庫操作：當(dāng)危險(xiǎn)化學(xué)品被取出時(shí)，也通過RFID掃描來記錄出庫操作。系統(tǒng)可以記錄誰、何時(shí)以及為何目的取出了化學(xué)品，歸還也是秉承誰領(lǐng)取誰歸還原則，電子天平稱重后記錄系統(tǒng)中。

3.庫存監(jiān)控：系統(tǒng)支持危險(xiǎn)化學(xué)品的正確標(biāo)識(shí)，包括危險(xiǎn)標(biāo)志、物質(zhì)標(biāo)識(shí)號(hào)、儲(chǔ)存條件等信息。實(shí)驗(yàn)室管理員可以通過實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)監(jiān)控庫存，隨時(shí)查看每個(gè)危險(xiǎn)化學(xué)品容器的位置和狀態(tài)。

4.庫存警報(bào)：系統(tǒng)可以生成庫存警報(bào)，當(dāng)庫存低于設(shè)定的閾值或出現(xiàn)異常情況時(shí)，自動(dòng)發(fā)送通知給相關(guān)人員。

查詢管理：系統(tǒng)提供搜索功能，允許用戶根據(jù)物資名稱、類別、供應(yīng)商、規(guī)格等關(guān)鍵詞進(jìn)行快速搜索。提供搜索和過濾選項(xiàng)，以幫助用戶定位所需物資。包括價(jià)格范圍、庫存水平、供應(yīng)商評(píng)級(jí)等條件。系統(tǒng)還提供物資目錄，用戶可以快速瀏覽不同類別的物資，類似于在線購(gòu)物網(wǎng)站的產(chǎn)品目錄。對(duì)于移動(dòng)應(yīng)用，可以添加條形碼掃描功能，允許用戶掃描物資的條形碼以快速定位并更新庫存。在用戶定位所需物資后，提供一鍵生成采購(gòu)訂單的選項(xiàng)，減少步驟，提高效率。

低值易耗品管理：實(shí)驗(yàn)室通常需要采購(gòu)各種不同種類的低值物資，所以系統(tǒng)支持多個(gè)品類或物資類型。用于監(jiān)測(cè)和提醒相關(guān)人員低值物資（例如低價(jià)值易耗品或耗材）的庫存水平，以確保實(shí)驗(yàn)室不會(huì)因?yàn)槲镔Y短缺而中斷工作。實(shí)驗(yàn)室?guī)齑娴淖詣?dòng)監(jiān)測(cè)，包括低值易耗品的數(shù)量和使用速率以及記錄低值易耗品的使用情況。用戶自定義庫存閾值和提醒通知設(shè)置，當(dāng)庫存低于特定閾值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)觸發(fā)提醒。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向相關(guān)人員（例如實(shí)驗(yàn)室管理員、采購(gòu)負(fù)責(zé)人）發(fā)送提醒通知，以告知他們哪些低值物資即將用完或已經(jīng)用完。生成自動(dòng)采購(gòu)建議，提供哪些物資需要?重新訂購(gòu)以滿足實(shí)驗(yàn)室需求。這可以包括采購(gòu)數(shù)量和供應(yīng)商建議。在采購(gòu)建議生成后，系統(tǒng)可以啟動(dòng)審批流程，確保采購(gòu)是合規(guī)的。

統(tǒng)計(jì)分析：從采購(gòu)和庫存管理系統(tǒng)中收集數(shù)據(jù)，包括采購(gòu)訂單、庫存水平、支出等信息。提供數(shù)據(jù)可視化工具，如圖表和圖形，以幫助用戶更容易地理解數(shù)據(jù)和趨勢(shì)。允許用戶創(chuàng)建自定義報(bào)告，根據(jù)他們的需求選擇特定的指標(biāo)和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。分析采購(gòu)活動(dòng)、庫存水平和支出的長(zhǎng)期趨勢(shì)，分析采購(gòu)成本、庫存成本和物資使用成本，通過分析，實(shí)驗(yàn)室可以更好地管理物資和成本，避免浪費(fèi)和不必要的開支。

移動(dòng)應(yīng)用：將實(shí)驗(yàn)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)整合到移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)，應(yīng)用可以嵌入審批流程，允許申請(qǐng)經(jīng)過必要的審批程序，例如由主管或財(cái)務(wù)部門審批。審批人可以通過微信應(yīng)用審批或拒絕申請(qǐng)。應(yīng)用可以向用戶發(fā)送實(shí)時(shí)通知，例如審批狀態(tài)更新、采購(gòu)訂單生成和庫存警報(bào)。用戶可以查看其提交的采購(gòu)訂單的狀態(tài)，并了解交付時(shí)間以及采購(gòu)歷史和支出報(bào)告，以幫助他們做出明智的采購(gòu)決策。