在如今的實驗室中,由于諸多因素的限制,檔案管理員通常會身兼數(shù)職,比如在某些單位的實驗室中,就存在財務(wù)管理人員同時兼職負責檔案管理工作的現(xiàn)象,或者是對實驗室物品管理的工作人員兼職負責實驗室檔案管理的工作。
此外，無論是什么類型的檔案,都是內(nèi)容相當復(fù)雜、種類相當繁多、涉及方面非常廣泛的,因此,目前實驗室計量標準檔案的管理工作所面臨的一大問題就是檔案的歸類不夠完善、不夠分明。
這些現(xiàn)象都體現(xiàn)出了實驗室計量標準檔案管理面臨的問題。
搭建實驗室信息化管理系統(tǒng)（LIMS）計量標準檔案管理模塊的重要性：
(一) LIMS系統(tǒng)能夠保證實驗室檢測工作的質(zhì)量
在實驗工作中,實驗室內(nèi)的每個儀器都是會產(chǎn)生非常繁多的數(shù)據(jù)的,對這些實驗數(shù)據(jù)的保存和管理是確保實驗正常、準確開展的關(guān)鍵之處,只有確保實驗數(shù)據(jù)準確,才能夠保證更好的實驗質(zhì)量。因此,必須對每一場實驗都進行非常詳細的記錄,并將記錄數(shù)據(jù)認真歸檔,才能為科研工作提供有效保障。
(二) LIMS系統(tǒng)能夠提高管理效率
實驗室的檔案對最真實的工作流程、最詳細的實驗問題和解決方案都有著極其詳細的記錄,因此對這些內(nèi)容進行適當?shù)男畔⒒幚碇?是非常有利于檢驗人員查看的,就能夠有效地防止錯誤出現(xiàn),還能夠在其他實驗出現(xiàn)問題的時候,便于與現(xiàn)有信息化檔案記錄進行對比,綜合分析之后提出更可行的解決方案,提高管理效率。
(三) LIMS系統(tǒng)能夠提高工作質(zhì)量
由于實驗室內(nèi)的工作又多又雜,所以實驗數(shù)據(jù)也是非常繁雜的。那么實驗室利用現(xiàn)代化、信息化管理方式就能夠有效處理這些繁多的檔案數(shù)據(jù),信息化管理的方式不僅能夠提高工作人員的工作效率,還能夠?qū)?shù)據(jù)條理化,使得實驗室檔案管理更加人性化。舉個簡單的例子,在檢驗相關(guān)材料或報告結(jié)果的時候,如果沒有將這些內(nèi)容進行信息化管理,那在檔案提取過程中就會出現(xiàn)很大的困擾。相反,如果沒有將這些檔案數(shù)據(jù)進行信息化管理,一旦遇到問題就能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行搜索查詢,進而解決問題。
實驗室信息化管理系統(tǒng)LIMS計量標準檔案管理模塊的具體搭建方法如下：
(一)檔案分類
在一套完整的實驗室計量檔案管理系統(tǒng)模塊中,應(yīng)該包括檔案管理類別,在對檔案進行分類的時可將將所有的檔案列出對應(yīng)清單,按照每個類別進行歸檔劃分,實現(xiàn)分類管理,此外,在對這些檔案進行管理時,可以進行明確的編號和分類,做出明確分類,并對同級文件進行了不同類別的劃分并列出了表格清單。搭建一個清晰的分類管理方式，有效地保證在查閱檔案時更加高效、更加準確,保證計量標準檔案資料在被修改或調(diào)用時具有完整性和有序性。
( 二)計量標準檔案
計量標準檔案包括三種類型:第一類就是表格類檔案,表格類檔案是有專門人員進行記錄的,包括對考核內(nèi)容、溫濕度、方法驗證以及項目評審等內(nèi)容的記錄;第二類就是證書類檔案,證書類檔案主要包含實驗室計量認證證書、供應(yīng)商資質(zhì)證明、計量標準儀器設(shè)備的檢定以及校準證書;第三類就是其他質(zhì)量體系文件涉及的實驗室相關(guān)法律法規(guī)、檢驗標準、質(zhì)量手冊、程序文件等。此外，再系統(tǒng)中也支持對各類文件格式的上傳、下載、打印等操作。
(四) 人員管理
計量標準檔案涉及到的專業(yè)知識種類很多,如物理學(xué)、化學(xué)、農(nóng)學(xué)等,這就對工作人員的專業(yè)知識掌握情況提出了更高的要求,不僅應(yīng)該具有統(tǒng)計能力,還應(yīng)該具有一定的檢測能力。另外,計量標準檔案的信息化管理還要求管理人員能夠嫻熟地操作計算機網(wǎng)絡(luò),只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的信息化管理。
因此檔案管理工作系統(tǒng)建立有利于人員提高自己的專業(yè)水平和能力,增強自身的責任感,將各種管理方式有效地結(jié)合起來,提高實驗室計量標準信息化管理質(zhì)量水平。
LIMS實驗室檔案系統(tǒng)非常龐大,為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案袋信息化管理,就要提高管理水平,逐步完善檔案管理機制,將實驗室計量標準檔案信息化管理與人工管理模式相融合,在實踐中完善整個管理模式,提高實驗室計量標準檔案信息化管理質(zhì)量。
